Omgevingsmanagement in High-Risk Projecten: ‘met communicatie kun je winnen of verliezen, zorg voor transparantie!’

“In de acute fase van een crisis is het cruciaal om hands-on aan het werk te gaan. De rol van de gemeente is dan vooral het borgen van de omgevingsveiligheid door de nodige crisismaatregelen te treffen, “beschikbaar” te zijn voor de burger en zo transparant met alle stakeholders te communiceren.” Dat was de conclusie van de BouwRegieNetwerk meet-up ‘Omgevingsmanagement in High-Risk Projecten’ georganiseerd in samenwerking met Gemeente Alphen aan den Rijn, BBN Adviseurs en Sweco op 12 oktober 2017 op het gemeentehuis Alphen aan den Rijn. Ruim 60 partijen kwamen samen om ‘best practices en lessons learned’ te delen rondom het zo goed mogelijk waarborgen van de omgevingsveiligheid. Klik hier voor het programma Aanwezig waren o.a.: Gemeente Alphen aan den Rijn, Provincie Noord-Holland, Provincie Zuid-Holland, Gemeente Breda, UMC Utrecht, Stichting Platform Geothermie, Waterschap De Dommel, Gemeente Utrecht, Treant Zorggroep, Waterschap Brabantse Delta, Gemeente Amsterdam, Gemeente Rotterdam, Waterschap Hollandse Delta, Gemeente Den Haag, Hoogheemraadschap van Schieland en de Krimpenerwaard, etc. Het seminar ging o.a. in op de volgende vragen: ● Wat is een high-risk project? ● Hoe bereidt u zich voor op een potentiële crisis bij high-risk projecten? ● Hoe managet u ongevallen veroorzaakt door high-risk projecten? ● Hoe stelt u een crisismanagementplan samen voor high-risk projecten? ● Hoe waarborgt, dan wel herstelt u de omgevingsveiligheid bij ongevallen veroorzaakt door high-risk projecten? Verderdiepingsbijeenkomsten: In de evaluatie van de bijeenkomst hebben deelnemers aangegeven behoefte te hebben aan vervolgbijeenkomsten ter verdieping van de onderstaande thema’s: ● Het toetsen van ontwerpen/plannen van aannemers. ● Een workshop in een kleine(re) groep om ervaringen te delen m.b.t. omgevingsveiligheid en het ontwikkelingen van een toolkit t.b.v. preventie. ● Methodes om te bepalen wat high-risk projecten zijn en hoe daarmee om te gaan. ● Doorpakken als O.G. ● Voorbereiding binnen de uitvoering van projecten. ● Hoe een goede afweging te maken om het toetsen van plannen wel/niet in eigen beheer te houden. ● Best practices over het opzetten van een robuust allround calamiteitenplan en een integraal veiligheidsoverleg. Ook iets voor u? Meld u (gratis) aan via secretariaat@bouwregienetwerk.nl. Verslag: Een ongeluk zit in een klein hoekje. Echter, de gevolgen kunnen desastreus zijn. Binnen het publieke domein kunnen zich bij high-risk projecten ongevallen voordoen die grote impact hebben op de burger én de gemeentelijke organisatie. Het gaat hierbij om projecten waarbij de kans op een ongeval niet bijster groot is, echter, waarbij de gevolgen van een ongeval catastrofaal (kunnen) zijn voor een grote groep mensen en organisaties. Door de omvang van de negatieve gevolgen op de samenleving vereist het voorkomen én het managen van ongevallen van dit formaat duidelijke en gefocuste regie, een strakke organisatie en transparante communicatie. Aan de hand van leerzame praktijkvoorbeelden (o.a. het ‘kraanongeval’) pakten de sprekers (Gemeente Alphen aan den Rijn, BBN Adviseurs en Sweco) de thema’s crises- en omgevingsmanagement vast. Er werd een duidelijk beeld geschetst van hoe te handelen in de hectiek en rond de impact van grootschalige ongevallen op de omgevingsveiligheid en binnen de eigen organisatie. Dit geschiedde interactief aan de hand van de inzichten/‘lessons learned’ van het ‘kraanongeval’. De belangrijkste take-aways uit de bijeenkomst waren: Voorfase ● Oefen, oefen en oefen allerlei soorten crisissituaties. Tijdens de oefening zal wellicht niet alles goed gaan maar als er daadwerkelijk een crisis optreedt, ben je als organisatie veel beter voorbereid op wat er mis zou kunnen gaan en kun je daar tactisch op anticiperen. ● Zorg voor een robuust calamiteitenplan. Je kunt risico’s vaak goed vooraf inschatten. In plaats van te wachten tot er een calamiteit plaatsvindt, stel een calamiteitenplan op om voorkomend te werken. Maak aanpassingen in het plan op basis van evaluaties uit oefensituaties. ● Zorg voor optimaal risicomanagement. Door o.a.: te zorgen voor een BLVC-plan bij alle projecten, beheersing van risico’s met kleine kans én groot gevolg, bij risico’s met potentieel grote gevolgen voor de omgeving altijd een bouwveiligheidsplan vragen, onafhankelijke toetsing op risico’s met grote impact voorschrijven, bij werkzaamheden met hoog risicoprofiel veiligheidsregio en vergunningverleners betrekken (via een integraal veiligheidsoverleg). ● Maak omgevingsmanagement belangrijker dan techniek. Techniek is belangrijk, maar het heeft vooral een ondersteunende rol, de extra stap naar risicomanagement zit vooral in goed omgevingsmanagement. Acute fase ● In de acute fase van een crisis is het vooral cruciaal om hands-on aan het werk te gaan. Het is een fase waarin de realiteit om een pragmatische aanpak vraagt, zorg dat je hierop inspeelt met o.a. je capaciteit, communicatiestrategie, etc. ● Met communicatie kun je (als gemeente) winnen of verliezen: de rol van de gemeente in deze fase is vooral het borgen van de omgevingsveiligheid door zo snel mogelijk zoveel mogelijk informatie beschikbaar te stellen aan alle betrokkenen. Benoem op transparante wijze wat er zich daadwerkelijk afspeelt. Geef in de communicatie bijvoorbeeld informatie die het gevoel van onrust wegneemt (zoals zorgen over gasaansluitingen/explosiegevaar, etc.). Hiermee haal je onzekerheid weg en verminder je het gevoel van onveiligheid. Gebruik daarbij alle (beschikbare) communicatiekanalen (TV, Social Media, website, etc.). ● Plaats hulpverleningsteams op verschillende locaties zodat ze elkaar adequaat op de hoogte kunnen houden vanuit verschillende perspectieven. Dat zorgt ervoor dat de stress en spanning die zich per locatie afspeelt goed gehanteerd kan worden. ● Speel bij de hulpverlening in op de diversiteit in zelfredzaamheid van de getroffen burgers, en ondernemingen (bijv. door het organiseren van opvang, en andere zaken zoals kleding nodig, hulp bij evaluatie). Na het ongeval ● Neem geen defensieve houding in bij de vraag “hoe heeft dit kunnen gebeuren?”. Laat het antwoord daarover over aan het onderzoeksteam dat zich met de gebeurtenis bezighoudt. ● Probeer zo snel mogelijk af te schalen en een transitie te maken naar een lijnorganisatie. ● Zorg voor een transparant plan over hoe over te gaan tot snelle nazorg. Bijv.: zorg dat je als regiepartij zichtbaar bent en toegankelijk blijft, doe een stakeholdersanalyse - breng je stakeholders in beeld, breng de belangen en risico’s van stakeholders in beeld (vb. evacuatiekosten, financiële schade, beveiliging van huizen), bied praktische oplossingen aan stakeholders (vb. vergoeding voor verblijf in hotel, kom ondernemers tegemoet in herstel van ondernemingsactiviteiten). ● Blijf transparant communiceren. Niet alleen extern (vb. naar de media) maar ook intern (in de eigen organisatie). En wees eenduidig in je boodschap. Meedoen aan de verdiepingen: meld u (gratis) aan: Hebt u interesse in of vragen met betrekking tot dit onderwerp en/of de bijeenkomst? Neemt u gerust contact met ons op. Meer informatie over de de verdiepingsbijeenkomsten vindt u in de activiteitenagenda op BouwRegieNetwerk.nl of stuur een e-mailbericht naar secretariaat@bouwregienetwerk.nl. BouwRegieNetwerk 12 oktober 2017