Samen voor succes: langdurige partnerships

Langdurige samenwerking vraagt andere manier van werken

De traditionele verhoudingen tussen projectmanagers, opdrachtgevers en -nemers zijn verschoven. Helma Born (directeur Procap en voorzitter BouwRegieNetwerk), Harry Sterk (directeur BouwRegieNetwerk en PPS Netwerk Nederland) en Maurits Sanders (Saxion en kerndocent PPS, Nyenrode) werden geïnterviewd en schijnen licht op hoe goede samenwerking een project doet slagen. Op het gebied van infrastructuur en huisvesting werken bedrijven en overheden (publieke-private samenwerking) al geruime tijd samen. Ook binnen andere sectoren zoals de zorg, veiligheid en bij verduurzaming gaan steeds meer partijen met elkaar een langdurige samenwerking aan. De tijd dat de overheid maatschappelijke ontwikkelingen eenzijdig in gang kon zetten, is voorbij. Landelijke vraagstukken op het gebied van bijvoorbeeld infrastructuur, verduurzaming van de energievoorziening, gebiedsontwikkeling, veiligheid en zorg zijn dermate mate complex dat ze vragen om een integrale aanpak en een lange termijn visie, waarbij veel specialismen moeten worden betrokken. Dat betekent dat er steeds meer partijen met elkaar aan tafel komen te zitten. Het spel van het invullen van goed opdrachtgeverschap door publieke partijen (zoals gemeenten, waterschappen en provincies) enerzijds en goed ondernemerschap anderzijds (door bijvoorbeeld bouw-, ICT-bedrijven en energieleveranciers) wordt daardoor ingewikkelder. De hoeveelheid partijen en de lange duur, maakt de financiering van projecten bovendien steeds lastiger. De complexiteit wordt ook vergroot doordat de kritische burger steeds nadrukkelijker betrokken wordt en doordat er aan uiteenlopende verwachtingen moet worden voldaan. De hamvraag is dan: hoe werk je op een dusdanige manier samen, dat je een project tot een succes maakt? Vertrouwen Volgens Helma Born, directeur bij Procap en voorzitter van BouwRegieNetwerk, draait alles om vertrouwen: “Durf ik als opdrachtgever mijn portemonnee aan jou te geven? En weet jij als opdrachtnemer wat er van je wordt verwacht, zodat je die verlangde prestatie ook kunt leveren? Je moet met elkaar door één deur kunnen.” De kansen voor een goede samenwerking liggen volgens Born in het boven tafel krijgen van wat betrokken partijen nodig hebben om een goed gevoel te hebben en zich zeker te voelen bij een project. Born geeft een praktijkvoorbeeld: “Een aannemer had de opdracht om een detentiecentrum te bouwen bij Schiphol. Werknemers van het Ministerie van Justitie hadden na de brand in een cellencomplex veel vragen over de veiligheid. Op hun verzoek is toen een cel op ware schaal gebouwd en was er de mogelijkheid alles intensief te onderzoeken. Dit leverde op dat de opdrachtgever met eigen ogen kon zien hoe zorgvuldig de cel in elkaar zat en zo zijn hun zorgen voor een groot gedeelte weggenomen. Dat samen doen geeft vertrouwen in een partnership.” Vormgeving partnerships Opdrachtgevers werken nu veelal op prestatiebasis. Hierdoor worden opdrachtnemers extra geprikkeld afspraken na te (blijven) komen, maar de kwaliteit van projecten wordt ook hoger, omdat opdrachtnemers er belang bij hebben om zelf meer te investeren. Voor langlopende projecten wordt steeds meer gewerkt met integraal projectmanagement, bijvoorbeeld voor de verbreding van een snelweg of het maken van een nieuwe ondergrondse verbinding. Het principe is dat elk aspect van een project een eigen eindverantwoordelijke manager heeft. Als opdrachtgever gaat het hierbij om de afweging of je de kennis zelf in huis hebt, of dat je het inhuurt en dus de regie uitbesteedt. Born: “Voor het bouwen van een tunnel of een groot kantoorgebouw heb je veel specialismen nodig. Je hebt met allerlei zaken te maken, zoals onderhoud, beheer en duurzaamheid. Die kennis zit vaak niet onder één dak. Projectmanagement kan helpen om die partnerships goed vorm te geven en de verschillende rollen op de juiste manier te verdelen.” Harde afspraken Een langdurig partnership tussen meerdere partijen vereist veel professionaliteit en transparantie. Daar zijn verschillende contractvormen voor. Harry Sterk (onder andere directeur bij PPS Netwerk Nederland en ESCoNetwerk.nl en daarnaast voorzitter van het PPS Executive MBA programma op Nyenrode) is het eens met Born. Sterk benadrukt dat het naast prestatieafspraken, essentieel is om harde afspraken te maken over hoe je je gedraagt naar elkaar toe. Juist bij langdurige partnerships. “Het is een illusie om te denken dat een contract waarin alles formeel is geregeld en afgedekt, de sleutel is tot een succesvolle, langdurige samenwerking,” zegt Sterk. “Door de duur van de opdrachten krijg je namelijk ook met veel onvoorziene zaken te maken. Dat kun je niet allemaal vastleggen in een dik contract, dus je moet lenigheid inbouwen. Dit gaat veel meer over een grondhouding naar elkaar toe: hoe ga je met elkaar om in geval van conflictsituaties? Dat je niet gelijk het contract erbij haalt als dingen anders lopen. Daar moet je mensen in trainen.” Zoektocht De samenwerking met verschillende partijen voor inhoudelijk complexe projecten vergt anno 2017 dus een andere mindset van opdrachtgever(s) en opdrachtnemer(s). Dr. Maurits Sanders, werkzaam voor Saxion, eigenaar van PPS Construct en als kerndocent Publiek-Private Samenwerking verbonden aan Nyenrode Business Universiteit, ziet een verschuiving in de traditionele verhouding tussen de overheid en private en maatschappelijke organisaties. Sanders adviseert, onderzoekt en publiceert al ruim 15 jaar over de samenwerking tussen de publieke en private sector. “De overheid is steeds meer afhankelijk van private bedrijven en maatschappelijke instanties. Waar voorheen de overheid een plan bedacht en een opdrachtnemer dit uitvoerde, ontstaat er steeds meer ruimte voor private organisaties om operationele, tactische en strategische afwegingen te maken. Dit betekent dat de overheid vaker de pen moet neerleggen en open zal moeten staan voor de kennis van andere organisaties. Opdrachtnemers moeten zich meer gaan realiseren dat zij een taak in een groter maatschappelijk geheel vervullen. Daar hoort geen afwachtende houding bij, maar pro-actief gedrag.” Volgens Sanders moet de nieuwe manier van samenwerken steeds meer vorm gaan krijgen in de komende vijf a tien jaar. “Het is een zoektocht waarbinnen er veel geëxperimenteerd moet worden.” Dit artikel verscheen op vrijdag 25 maart 2017 in de bijlage Projectification of Society van het Financieele Dagblad. Klik hier voor het online artikel. BouwRegieNetwerk, 27 maart 2017