Samenwerken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer: waarom niet in één keer goed?

Samenwerken: dat doen we allemaal. En dat gaat ook goed, als de ander een beetje meewerkt. Toch? Vaak is samenwerken, en zeker als we het hebben over samenwerken tussen verschillende organisaties, lastiger dan op het eerste gezicht lijkt. Wanneer publieke en private partijen samenwerken aan maatschappelijke opgaven, neemt de complexiteit alleen maar toe. De wereld van nu is, onder invloed van o.a. duurzaamheidsambities en technologische en maatschappelijke ontwikkelingen, meer dan ooit aan verandering onderhevig. Het is een enorme uitdaging in deze context goed samen te werken en ervoor te zorgen dat de ambities worden bereikt. Hoe zorgen we ervoor dat dit gerealiseerd kan worden? Hoe maak je hierbij op een goede manier gebruik van het contract? En welke valkuilen zijn er onderweg? We spraken hierover met Arno Moret, partner bij advocatenkantoor CMS. Arno, welke tendens zie jij op het gebied van samenwerken aan maatschappelijke opgaven? Bij het werken in een complexe omgeving, zoals bij maatschappelijke opgaven waar vele partijen (opdrachtgever en opdrachtnemers in consortia) dienen samen te werken, zien we dat mensen gelukkig meer gericht zijn op de samenwerking en verhoudingen dan vroeger het geval was. Organisaties zijn het een beetje zat op de verkeerde manier met elkaar samen te werken en rollebollend met elkaar over straat te gaan. Te vaak eindigt dit in een situatie waarin de rechter of arbiter moet optreden. Dit is niet waar de samenwerking voor bedoeld is. Wat we zien gebeuren in de markt, met name bij grote opdrachtgevers, is dat er tegenwoordig wordt beoogd vanaf het begin een andere manier van samenwerken aan te gaan met de opdrachtnemers. Zo kan een slechte start en de vechthouding die daar bij hoort (bijvoorbeeld over zaken als geld) voorkomen worden en vergroot dit significant de kans op een succesvol project. Zijn opdrachtgevers en opdrachtnemers het hier beiden over eens? Ja, dat is wel een beeld dat we aan zowel publieke als private kant zien. De Marktvisie is om deze reden ook in gezamenlijkheid door de overheid en markt geformuleerd. Er is een visie ontwikkeld waaruit naar voren komt hoe zij zien dat de samenwerking verbeterd moet worden. Hoe ziet deze visie er in grote lijnen uit, vanuit jouw ervaringen als jurist? Samenwerken volgens de Marktvisie, vanuit juridisch oogpunt, is in mijn optiek tweeledig. Enerzijds is er de aanbestedingskant: hoe koop ik de markt op zo’n manier in dat we een goede (start van de) samenwerking kunnen hebben? En anderzijds de contractkant: welk type contract gebruik ik hierbij? De keuze voor een contract is afhankelijk van vele facetten, zoals welke kennis aanwezig is en het geld dat beschikbaar is voor het project. Dit is erg belangrijk bij het benaderen van de markt. Waar vroeger nog wel eens, zonder al te veel uitleg, vanuit bestuurlijk niveau a priori gezegd werd: “we moeten gaan voor dit type contract”, is het tegenwoordig een doelbewuste, beargumenteerde keuze op basis van beschikbare kennis en geld. Op deze manier heeft de samenwerking een andere start en is veel duidelijker waarom voor een bepaald contract gekozen is. Waar moeten we op letten bij het kiezen voor een bepaald contract, zoals een UAV-gc contract? Als gekozen is voor bijvoorbeeld het UAV-gc contract, is het als opdrachtgever goed te beseffen dat dit contract paritair is opgesteld, wat wil zeggen dat gezocht is naar een balans met de markt over hoe bijvoorbeeld de risicoverdeling is afgestemd. Het is hierbij, ten behoeve van de samenwerking, van belang dat er geen risico’s bij de markt gelegd worden die niet door hen gedragen kunnen worden. Soms zie je dat, voorafgaand aan het aangaan van de overeenkomst, wijzigingen worden gedaan die ervoor zorgen dat opdrachtnemers bepaalde risico’s aangaan die zij niet goed kunnen dragen. Ze gaan dan akkoord met de overeenkomst ten behoeve van waarborging van de continuïteit van het bedrijf, terwijl ze geen of weinig invloed hebben kunnen uitoefenen op de contractvorming. Een situatie die de samenwerking zeker niet ten goede komt, waarbij het verderop in het proces soms de enige oplossing is naar de rechter of arbiter te stappen. Wat kunnen mensen of organisaties doen voor een goede samenwerking als het contract eenmaal getekend is? Ik zou zeggen: nog voordat de inkt is opgedroogd goed met elkaar afstemmen hoe je de samenwerking gaat vormgeven. Hoe gaan we om met toekomstige interpretatieverschillen en potentiële conflicten? Hoe managen we flexibiliteit en discontinuïteiten als verloop van mensen? Waaraan wordt getoetst, wat wordt geaccepteerd? Hierbij is het erg belangrijk kennis en inzicht te hebben in je eigen houding en die van een ander, welke belangen er spelen en wat ons ertoe beweegt ons op een bepaalde manier te gedragen. Op welke manier komt het onderwerp samenwerken terug in contracten? Het gaat er bij elk contract om dat je samen op zo’n manier invulling geven aan het contract dat het project tot een goed einde wordt gebracht. Samenwerken is hierin een essentieel onderdeel. Echter, een contractvorm als UAV-gc kent het woord samenwerken bijvoorbeeld niet. Dit type contract is dan ook geen wondermiddel, maar een hulpmiddel dat de basis moet vormen om de samenwerking zo goed mogelijk te organiseren. UAV-gc biedt een evenwichtige set aan voorwaarden om dit te kunnen doen. Opleiding ‘In één keer goed samenwerken in UAV-gc contracten’ - 12 en 13 maart 2018 Arno Moret heeft, vanuit zijn bevlogenheid op het onderwerp, met andere experts de opleiding ‘In één keer goed samenwerken in UAV-gc contracten’ opgezet. Doel van deze opleiding is, vanuit juridische, gedragswetenschappelijke en psychologische invalshoeken kennis en inzicht te verschaffen in het organiseren van de samenwerking binnen deze contractvorm, en daarmee de juiste balans te creëren tussen de opgave, het contract en de relatie. Op verzoek van opdrachtgevers en opdrachtnemers wordt de opleiding herhaald op 12 en 13 maart 2018. Hierin krijgen deelnemers een praktisch handelingsrepertoire aangereikt waarmee morgen de samenwerking adequaat kan worden ingericht en gemanaged op een manier die de belangen van alle betrokkenen veiligstelt. Voor meer informatie over het programma en aanmelden klik hier. BouwRegieNetwerk i.s.m. PPS Netwerk Nederland 15 februari 2018